B16.jpg
Professional Applications for Microsoft Excel
EnglishEspañol (spanish formal Internacional)PortuguêsDeutsch

Blog del Autor

Con este video quiero dar inicio a una serie de videos en los que revisaré diversos temas sobre gestión de información en Excel.

Comenzaré con un video sobre el artículo publicado hace unas semanas sobre envío de correos individuales a grupos de destinatarios, en este mismo blog.

 

Puedes ver más videos en https://www.youtube.com/playlist?list=PLJhw-zZRsKoPyMnmjqn1e_sWuz2HjXbVr

Introducción. En este artículo pretendo entregar algunas recomendaciones para fomentar el envío de correos individuales a grupos de destinatarios, en lugar de correos masivos, puesto que contribuyen a una mejor comunicación con los destinatarios, tanto de envío como de recepción de los mensajes; facilitan el intercambio de información y porque con una buena gestión y uso de las herramientas adecuadas, puede significar para las empresas un importante ahorro de tiempo y dinero.

Los correos electrónicos se han convertido en un medio oficial de comunicación al interior de la mayoría de las organizaciones. Las directivas superiores los utilizan para socializar entre todos los trabajadores decisiones relevantes para el devenir de la compañía, y en todos los niveles se usan para intercambios formales o informales de antecedentes y datos.

Un caso especial dentro de los envíos de correos ocurre cuando tenemos que enviar mensajes masivos, ya sea para distribuir un comunicado, una invitación a una actividad, o entregar informes y reportes. En este tipo de envíos a grupos de destinatarios siempre nos enfrentamos a la disyuntiva de enviar un único correo masivo a todos los destinatarios o envíos individuales a cada uno de ellos.

Weiterlesen...

El alto de nivel de competitividad y globalización que vemos en los negocios de la actualidad, impone la necesidad de mejorar nuestro nivel de productividad, tanto a nivel de país, como en nuestras propias organizaciones.

Así lo ha entendido el gobierno, que ha decidido dar un impulso mediante la creación de una comisión asesora en esta materia, lanzada el reciente mes de julio, con el objetivo de ser un organismo permanente, independiente y consultivo en materias de productividad como nexo entre las políticas públicas y privadas. Así también lo entienden las grandes empresas, que se preparan para enfrentar un complejo 2016, proyectando una inversión menor que la de este año y sin planes de aumento del empleo, ante lo que se preparan apuntando a lograr más eficiencia y una mayor productividad.

Recientemente, la OCDE en su Informe de Perspectivas de Empleo 2015, situó a Chile en el quinto lugar donde más horas se trabaja, con 1.990 horas anuales, y en el segundo lugar con menos productividad, por debajo de los US$30 del PIB por hora trabajada, por debajo de la mitad del promedio OCDE. Es decir, se trabaja mucho, pero se tiene baja productividad.

En este sentido, la gran mayoría entiende la productividad como hacer mejor las cosas, con menos recursos o mejorando procesos. Sin embargo, son pocos quienes se detienen en un recurso que resulta crucial en el competitivo mundo de hoy: la información. En efecto, tener información de calidad y oportuna nos posiciona para tomar decisiones con mayor nivel de certeza y nos adelanta a la competencia. Si bien es cierto que la mayoría de las empresas cuenta con sofisticados sistemas computacionales, muchos de ellos de clase mundial, al parecer no son suficientes para dar respuesta a las múltiples necesidades de información para tomar decisiones en las organizaciones.

Weiterlesen...

Hace unos días, a fines de 2017, se publicó una entrevista en el Wall Street Journal en la que Mark Garrett, vicepresidente de Adobe, recomendaba dejar de utilizar Microsoft Excel en actividades de planificación y gestión financiera, entrevista transcrita y comentada en Dinero en Imagen y en el diario El País.

Garrett argumentaba que tareas como manipular, importar y exportar archivos y datos consume mucho tiempo de sus ejecutivos, el que podría utilizarse en tareas más concretas y útiles como el análisis de esos datos, en una época en que la productividad es uno de los principales objetivos de las empresas.

En su argumento, Garrett tiene razón. Es cierto que se desperdicia demasiado tiempo manipulando datos en Excel. Es algo que yo también menciono al momento de promocionar las aplicaciones que he desarrollado en mi empresa Optipe.

En mis más de 20 años de experiencia, he podido constatar, en la gran mayoría de las empresas en la que he trabajado o asesorado, que independiente del tipo de sistema de información computacional, los ejecutivos exportan la data a Excel para hacer la integración, agrupación y consolidación antes de realizar los análisis numéricos. Sin embargo, son muy pocos los que dominan en profundidad las posibilidades que ofrece Excel para gestionar la información de manera rápida y eficaz, lo que los lleva a destinar valioso tiempo a tareas rutinarias de preparación de los datos en desmedro del análisis y toma de decisiones. Los dueños y gerentes de empresas debieran estar conscientes de todo el valor que se desperdicia en esto. Excel es una herramienta de uso casi universal en las empresas y se le saca muy poco provecho.

Weiterlesen...

Copyright © OPTIPE - Optimize Time Performance. Professional Applications for Microsoft Excel 2020

Template by Joomla Themes & Copywriter.