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Por qué deberíamos enviar más correos individuales en lugar de masivos a grupos de destinatarios (y algunos secretos para hacerlo en poco tiempo)

Introducción. En este artículo pretendo entregar algunas recomendaciones para fomentar el envío de correos individuales a grupos de destinatarios, en lugar de correos masivos, puesto que contribuyen a una mejor comunicación con los destinatarios, tanto de envío como de recepción de los mensajes; facilitan el intercambio de información y porque con una buena gestión y uso de las herramientas adecuadas, puede significar para las empresas un importante ahorro de tiempo y dinero.

Los correos electrónicos se han convertido en un medio oficial de comunicación al interior de la mayoría de las organizaciones. Las directivas superiores los utilizan para socializar entre todos los trabajadores decisiones relevantes para el devenir de la compañía, y en todos los niveles se usan para intercambios formales o informales de antecedentes y datos.

Un caso especial dentro de los envíos de correos ocurre cuando tenemos que enviar mensajes masivos, ya sea para distribuir un comunicado, una invitación a una actividad, o entregar informes y reportes. En este tipo de envíos a grupos de destinatarios siempre nos enfrentamos a la disyuntiva de enviar un único correo masivo a todos los destinatarios o envíos individuales a cada uno de ellos.

Un correo masivo a todo el grupo

En la mayoría de los casos nos inclinaremos por el correo masivo. En general, suelen utilizarse para comunicados generales, como la contratación de un nuevo colaborador, o un saludo navideño. Un único envío a todos los destinatarios es más rápido de escribir y enviar. Sus desventajas se encuentran en que no se puede enviar información que revista características de exclusividad o confidencialidad. No se nos ocurriría informar la lista de remuneraciones en un correo a todos los trabajadores, así como tampoco, los resultados de gestión de cada una de las unidades de la empresa.

Correos individuales a cada destinatario del grupo

Por su parte, informar individualmente a cada integrante del grupo nos permite entregar los antecedentes propios de cada uno, sin correr los riesgos de compartirlos con los demás. Este tipo de mensajes tiene en general mejor recepción en los destinatarios. No obstante, suelen rehuirse por las evidentes dificultades y tiempo que implican. Difícilmente informaremos los bonos de fin de año a un centenar de trabajadores si no conocemos los secretos de la combinación de correspondencia de Word, o tenemos alguna aplicación que lo haga por nosotros.

Cuando debemos enviar correos masivos y cuando debemos preferir los individuales

Llevo ya algunos años analizando las características de los envíos grupales, habiendo interactuado con profesionales de distintos rubros, en varios países y creo que son dos los factores principales que determinan si un envío debe ser masivo o individual: el nivel de confidencialidad de la información y el nivel de impacto esperado en el destinatario.

Figura 1. Matriz de Decisión de Envío de Correos a Grupos de Destinatarios

Me atrevo a proponer la Matriz de Decisión de Envío de Correos a Grupos de Destinatarios, de la Figura 1, como forma de orientar a quienes deben realizar este tipo de envíos. Si consideramos ambos factores, solo debiéramos enviar un correo masivo cuando ambos se encuentren en nivel bajo, es decir, en que el nivel de confidencialidad de la información a enviar sea bajo, y no le asignemos importancia a la respuesta en el destinatario. En los demás casos, debiésemos optar por un correo individual.

Nivel de Confidencialidad de la Información

Resulta evidente que el nivel de confidencialidad de la información es el factor más determinante para definir un envío individual por sobre uno masivo. Un nivel bajo de confidencialidad de la información nos debiera inclinar por un correo masivo, como en comunicados generales de la empresa. Mientras que, al enviar información sensible, es decir, con un nivel alto de confidencialidad, debiésemos optar por envíos individuales.

Nivel de impacto esperado en el destinatario

Si esperamos que los destinatarios respondan a nuestro envío, como por ejemplo que confirmen su asistencia a un evento, o realicen una acción como completar una encuesta o entregar un informe, esto corresponde a un nivel alto de impacto en que es preferible usar envíos individuales personalizados en lugar de un correo masivo. Las personas suelen responder mejor, o al menos prestar más atención, cuando ven su nombre en el saludo. “Vaya, me escribió el gerente, para invitarme a la ceremonia de aniversario, tendré que ir…”.

En la siguiente tabla se explican cada uno de los cuatro cuadrantes.

3. En lo posible envíos individuales

4. Envíos individuales

Nivel de Confidencialidad
Bajo
Nivel de Impacto
Alto
Nivel de Confidencialidad
Alto
Nivel de Impacto
Alto

Ejemplos

  • Invitaciones a actividades importantes
  • Citaciones a cursos organizados en la empresa
  • Promocionar nuevos productos a clientes
  • Registros de una base de datos para completar

Ejemplos

  • Enviar informes de gestión a unidades de la empresa
  • Informar credenciales de acceso a cursos en línea
  • Informar estados de morosidad de clientes
  • Enviar órdenes a proveedores

1. Envíos masivos

2. Idealmente envíos individuales

Nivel de Confidencialidad
Bajo
Nivel de Impacto
Bajo
Nivel de Confidencialidad
Alto
Nivel de Impacto
Bajo

Ejemplos

  • Comunicados generales a todos los trabajadores
  • Informar contratación de nuevos colaboradores
  • Saludos por celebraciones

Ejemplos

  • Informar remuneraciones a los trabajadores
  • Informar resultados de evaluaciones a alumnos
  • Notificar los bonos de desempeño anual

 

¿Por qué entonces evitamos los correos individuales?

El motivo principal por el que la mayoría evita los despachos individuales a un grupo de destinatarios es el tiempo que se debe destinar a ello, ya que suele ser importante. Por ejemplo, el envío de un reporte de gestión a unas 25 unidades o sucursales de una compañía, desde preparar los datos hasta enviar los 25 correos, puede llegar fácilmente a varias horas. Hay casos en que la preparación de los datos y su envío a los distintos destinatarios toma más de un día de trabajo. Y muchas situaciones en que son tantos los datos a enviar, que simplemente no se hace. Sí, se deja de hacer la gestión, prefiriendo un envío masivo con instrucciones generales, con los resultados esperables para un caso así.

Un segundo problema que aleja a una gran parte de los usuarios de este tipo de envíos es que no muchos dominan la segmentación y separación de datos, aspecto decisivo previo al envío de los antecedentes a cada destinatario. Por ello suelen enviar los datos completos a todos los usuarios y que cada uno resuelva como extrae sus datos, olvidando que muchos de esos usuarios pueden tener incluso menos conocimientos manipulación de datos. Por ello, es imprescindible que manejemos algunas funcionalidades y aplicaciones que nos pueden ayudar a manipular los datos, sobre todo en estos días en que nuestro tiempo y el de los destinatarios es tan escaso.

El tiempo es dinero

Un envío promedio a un grupo de destinatarios por los medios tradicionales, es decir, enviando uno a uno cada correo, toma alrededor de 3 horas, según la información que hemos recopilado. Suponiendo un envío al mes por un trabajador con una renta mensual de 1.000 dólares, el costo anual del tiempo destinado a estos envíos es de algo menos de 200 dólares, y si la renta es de 3.000 dólares mensuales, este costo anual  aumenta a 545 dólares.

El gráfico de la Figura 2 muestra los costos anuales para rentas promedio de 1.000, 2.000 y 3.000 dólares para un envío mensual realizado por cantidades de personas al interior de una empresa, desde 1 hasta 100 trabajadores. El costo anual para una empresa en la que 100 personas realicen un envío mensual puede superar los 50 mil dólares.

El lector puede hacer sus propios cálculos sobre los costos que estos envíos representan para su empresa según la persona que los realice (horas destinadas al envío, dividido por el total de horas de la jornada de trabajo semanal, multiplicado por la renta semanal que percibe esta persona). Y lo puede extrapolar a un costo anual, según la cantidad de veces que deba repetir el ejercicio durante el año.

En este sentido, y como una manera de incentivar este tipo de envíos usando algunas técnicas y aplicaciones, es que me permito recomendar algunas soluciones, las que sin duda significarán importantes ahorros en tiempo y dinero.

Soluciones para envío de correos masivos

1. Combinación de Correspondencia

La primera es la ya clásica “Combinación de Correspondencia” de Word. Saber usarla nos puede ayudar a enviar correos y ahorrarnos bastante tiempo. Permiten envíos múltiples, aunque sin la posibilidad de adjuntar documentos. Tiene algunas limitaciones y no es de mi total agrado, pero en general funciona bien. La misma Microsoft nos explica cómo utilizarla en su sitio de soporte de Office.

 

Las dos siguientes soluciones utilizan las planillas Excel como plataforma para los envíos, básicamente porque casi todos usamos Excel en las empresas, y porque es muy sencillo tener planillas con listas de destinatarios. Además, Excel se puede programar mediante macros o usar aplicaciones que ya vienen creadas.

2. Uso de macros en Excel

Esta técnica requiere de un conocimiento básico de las macros en Excel. No es algo tan complejo y un número cada vez más alto de usuarios experimentan con ellas por las ventajas que da al manejo de información. Podemos encontrar varios sitios en la web con distintas soluciones, con la principal ventaja que son gratuitas. Mis recomendaciones son:

3. Uso de aplicaciones para Excel

Las aplicaciones para Excel, también conocidas como complementos, pueden constituirse en un aliado poderoso para los envíos de correos. Principalmente, porque con ellas nos olvidamos de la programación de macros, para el alivio de la mayoría. Estas aplicaciones suelen ser fáciles de instalar y de usar, con resultados inmediatos.

Aquí mi recomendación, como es lógico, es Optipe MultiMail. Llevo algunos años desarrollando y perfeccionando esta aplicación con el objetivo de facilitar y reducir el trabajo del usuario. Permite enviar notificaciones y documentos a múltiples destinatarios de una lista Excel en correos personalizados y en un par de minutos. Humildemente, me siento muy orgulloso de esta aplicación. El precio de 40 dólares por una versión que dura en promedio 3 a 4 años, creo que puede ser ventajoso en relación con los costos que analizamos anteriormente.

4. Uso de aplicaciones de pago en la web

Existe un sinnúmero de aplicaciones en internet que ofrece servicios de mailing masivo, ya sea a bases de datos que ellas mismas proporcionan, o a listados de destinatarios que el usuario disponga. Generalmente cobran por envío con precios altamente atractivos. La mayoría están diseñadas para campañas de marketing, así que, si el objetivo es promocionar sus productos o servicios, esta es la elección. Una búsqueda de “mailing masivo” en Google dará al usuario una multiplicidad de alternativas.

 

Segmentación de Datos

A continuación, presento algunas soluciones para la segmentación o separación de datos, más convenientes y rápidas que filtrar, copiar y pegar repetidas veces.

1. Separación en hojas a partir de un filtro de tabla dinámica

Las tablas dinámicas proporcionan al usuario una batería de herramientas para trabajar con datos. Jorge Dunkelman, quien tiene un blog desde hace varios dedicado a Excel, a lo exponía en un post de 2013, la separación en hojas es una funcionalidad casi oculta en los menús de las tablas dinámicas. Sin embargo, su manejo nos puede abrir a un nuevo mundo en la segmentación y separación de datos. Es altamente recomendable conocer esta técnica.

2. Usar aplicaciones para Separar datos

Extraer datos de una tabla o separarla en varias tablas según el valor de una columna son tareas que pueden realizarse de manera increíblemente rápida con el uso de aplicaciones. Excel no tiene dentro de sus herramientas esta funcionalidad, pero hay aplicaciones que se instalan en Excel que lo hacen. La primera que recomiendo es Data Tools Suite de Optipe, en que la funcionalidad Extraer Datos realiza la separación en hojas en cosa de segundos.

Otras aplicaciones que también realizan la segmentación de datos son Kutools de Extend Office, XL Tools y ASAP Utilities. Todas ellas presentan propuestas que

Estas aplicaciones si bien son pagadas, con precios entre 40 y 50 dólares por licencia, creo que brindan al usuario la posibilidad de recuperar rápidamente la inversión, con la enorme cantidad de tiempo que puede ahorrar en el trabajo con datos en Excel, y no solo con la funcionalidad de segmentación, sino con muchas otras que traen incluidas. Yo recomiendo ampliamente a quienes trabajan regularmente en análisis de datos el contar con alguna de ellas. Para mí, son el equivalente a una herramienta multifuncional eléctrica para un mueblista.

 

Conclusiones y Recomendaciones

Respondiendo a la pregunta que da título a este artículo, creo que se debieran usar mucho más profusamente los envíos de correos individualmente a grupos de destinatarios por los siguientes motivos:

  • Permiten distribuir información de manera segura y eficiente.
  • Nos ayudan a mejorar la recepción y respuesta de los mensajes, al ser envíos personalizados.
  • Contribuyen a mejorar las comunicaciones internas.
  • Existen técnicas y herramientas que permiten realizar estos envíos en prácticamente el mismo tiempo que un único envío masivo.

Espero que estos antecedentes sean de utilidad para muchos usuarios y empresas que utilizan el correo electrónico como medio de comunicación y los oriente al momento de estos envíos a grupos de destinatarios. Su uso debiera ser una práctica muy común al interior de toda organización.

También quisiera resaltar el uso de aplicaciones externas para Excel que permiten ahorrar un tiempo importante en el trabajo con datos y nos ayudan a enviar correos. Es un área que las empresas debieran considerar y evaluar para sus ejecutivos y profesionales, para quienes el factor tiempo se torna cada vez más preponderante, ya que es la máquina la que hace el trabajo duro. Después de todo, quien no quiere hacer el trabajo de horas en solo unos minutos. Para eso es tecnología, ¿cierto?

Ve estas técnicas en videos

Posterior a la publicación de este artículo, he publicado una serie de videos en los que muestro varias de las técnicas aquí descritas. Puedes verlo en Videos del Autor.

 

José Antonio de Diego es Ingeniero en Informática de la Universidad de Concepción y Magister en Administración de Empresas de la Universidad de Talca, ambas en Chile. Ha sido profesor universitario en la cátedra de Estadística para la Gestión en programas de Magister en la U. de Talca y la U. Santo Tomás, y tiene más de 25 años de experiencia en cargos de gestión administrativa y como asesor en gestión de información. Fundó la empresa Optipe en la que creó las aplicaciones Data Tools Suite y MultiMail.

Perfil Linkedin de José Antonio de Diego

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