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Los desafíos de la gestión de información para mejorar la productividad

El alto de nivel de competitividad y globalización que vemos en los negocios de la actualidad, impone la necesidad de mejorar nuestro nivel de productividad, tanto a nivel de país, como en nuestras propias organizaciones.

Así lo ha entendido el gobierno, que ha decidido dar un impulso mediante la creación de una comisión asesora en esta materia, lanzada el reciente mes de julio, con el objetivo de ser un organismo permanente, independiente y consultivo en materias de productividad como nexo entre las políticas públicas y privadas. Así también lo entienden las grandes empresas, que se preparan para enfrentar un complejo 2016, proyectando una inversión menor que la de este año y sin planes de aumento del empleo, ante lo que se preparan apuntando a lograr más eficiencia y una mayor productividad.

Recientemente, la OCDE en su Informe de Perspectivas de Empleo 2015, situó a Chile en el quinto lugar donde más horas se trabaja, con 1.990 horas anuales, y en el segundo lugar con menos productividad, por debajo de los US$30 del PIB por hora trabajada, por debajo de la mitad del promedio OCDE. Es decir, se trabaja mucho, pero se tiene baja productividad.

En este sentido, la gran mayoría entiende la productividad como hacer mejor las cosas, con menos recursos o mejorando procesos. Sin embargo, son pocos quienes se detienen en un recurso que resulta crucial en el competitivo mundo de hoy: la información. En efecto, tener información de calidad y oportuna nos posiciona para tomar decisiones con mayor nivel de certeza y nos adelanta a la competencia. Si bien es cierto que la mayoría de las empresas cuenta con sofisticados sistemas computacionales, muchos de ellos de clase mundial, al parecer no son suficientes para dar respuesta a las múltiples necesidades de información para tomar decisiones en las organizaciones.

En mis más de 20 años de experiencia, he podido constatar, en todas las empresas en la que he trabajado o asesorado, que independiente del tipo de sistema de información computacional, los ejecutivos exportan la data a Excel para hacer la integración, agrupación y consolidación antes de realizar los análisis numéricos. Sin embargo, son muy pocos los que dominan en profundidad las posibilidades que ofrece Excel para gestionar la información de manera rápida y eficaz, lo que los lleva a destinar valioso tiempo a tareas rutinarias de preparación de los datos en desmedro del análisis y toma de decisiones. Los dueños y gerentes de empresas debieran estar conscientes de todo el valor que se desperdicia en esto. Excel es una herramienta de uso casi universal en las empresas y se le saca muy poco provecho.

Las empresas debieran conocer que se pueden automatizar muchos de sus procesos de integración, preparación o consolidación de datos, así como también procesos de generación de reportes separados por las distintas unidades o departamentos, o que se pueden construir cuadros de control dinámicos para el presupuesto o avance del negocio, o que existen herramientas que se pueden agregar a Excel expandiendo su potencialidad hasta niveles insospechados. Es increíble la cantidad de tiempo y dinero que se podrían ahorrar.

Tenemos, pues, un gran desafío por delante en mejorar la gestión de información, que tiene repercusiones en todo el espectro productivo del país.

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