Mehrere Dateien pro Empfänger aus Excel Senden

Mehrere Dokumente
Mehrere individuelle Dateianhänge pro Empfänger in einer einzigen E-Mail

📑 Mehrere PDF-Dateien und Dokumente pro Empfänger aus Excel per Outlook versenden

Müssen Sie mehrere unterschiedliche Rechnungen, Belege oder Nachweise an denselben Empfänger senden, ohne einzelne E-Mails manuell zu verfassen?
Herkömmliche Serienbriefe in Word und einfache VBA-Makros stoßen an ihre Grenzen, wenn ein Empfänger mehrere individuelle Anhänge benötigt. Mit Mehrere Dokumente versenden von Optipe MultiMail lösen Sie 1-zu-n-Beziehungen mühelos: Sie bündeln automatisch alle passenden PDF-Rechnungen, Gehaltsabrechnungen oder Verträge anhand der Empfänger-ID und versenden sie in einer einzigen personalisierten E-Mail über Desktop-Outlook.

Müssen Sie Hunderte personalisierte Dokumente direkt aus Excel versenden?

Optipe MultiMail automatisiert den Versand personalisierter E-Mails direkt aus Excel über Outlook. Erledigen Sie zeitaufwendige Massenaufgaben mit wenigen Klicks: schnell, einfach und ohne Skripte oder komplexe Prompts.

Die Anwendung läuft vollständig auf Ihrem Computer, arbeitet mit Ihrem eigenen Outlook-Konto und garantiert absolute Privatsphäre: Ihre Unternehmensdaten verlassen niemals Ihren Rechner oder gelangen in externe Clouds.

Wichtig: MultiMail ist keine E-Mail-Marketing-Plattform. Es wurde für den professionellen Versand personalisierter Dokumente und interner Benachrichtigungen in Finanzwesen, Personalwesen, Betrieb, Bildung und Gesundheitswesen entwickelt.

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Video-Anleitung: Mehrere Dateien pro Kontakt aus Excel automatisiert versenden

Schritt-für-Schritt-Beispiel: Gebündelte Fakturierung und Belege in einem Durchlauf

MultiMail durchsucht Ihren Zielordner, gleicht die Schlüsselspalte Ihrer Excel-Tabelle (z. B. Kundennummer oder Personalnummer) ab und fügt alle zugehörigen Anhänge zusammen. Optional können Sie eine tabellarische Übersicht der angehängten Dokumente direkt in den E-Mail-Text einbetten:

Massenversand mehrerer personalisierter Dokumente mit Optipe MultiMail via Outlook

Wann empfiehlt sich der Versand mehrerer Dokumente pro Empfänger aus Excel?

✅ Fakturierung & Debitoren:

Senden Sie jedem Kunden alle offenen Monatsrechnungen als PDF gesammelt in einer Nachricht, um Postfächer nicht zu überfluten und Zahlungsabläufe zu beschleunigen.

✅ Personalwesen (HR):

Übermitteln Sie die monatliche Gehaltsabrechnung zusammen mit Lohnsteuerbescheinigungen, Vertragszusätzen oder Urlaubsbestätigungen in einer vertraulichen E-Mail an jeden Mitarbeiter.

✅ Logistik & Einkauf:

Fügen Sie Bestellungen zusammen mit Lieferscheinen, Frachtpapieren und Qualitätszertifikaten gebündelt pro Lieferant bei.

✅ Mahnwesen mit Übersichtstabelle:

Betten Sie eine strukturierte Tabelle der offenen Forderungen in den E-Mail-Text ein und hängen Sie gleichzeitig alle zugehörigen Rechnungsbelege als PDF an.

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AUSPROBIEREN. VERSTEHEN.

Konfigurationsoptionen und Best Practices

Konsultieren Sie die vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung, um zu erfahren, wie Sie lokale Ordner mit Excel-Indexspalten verknüpfen, Versandpausen einrichten und mit der Zero-Errors-Engine prüfen, ob alle Dateien vor dem Start vorhanden sind.

Sicherheit und administrative Entlastung

Zentralisieren Sie den Versand mehrerer Dokumente, ohne die Postfächer Ihrer Kunden mit zahllosen Einzelfassungen zu belasten. Da der Prozess zu 100 % lokal über Outlook läuft, verbleiben sensible Unternehmensdaten stets auf Ihrem eigenen Rechner.

Während MultiMail alle Dokumente automatisiert ordnet und zustellt, können Sie sich auf analytische Aufgaben konzentrieren… oder einfach eine gute Tasse Kaffee genießen ☕.