Optipe MultiMail - Wie zu verwenden

Erfahren Sie, wie Sie personalisierte E-Mails direkt aus Excel mit Outlook konfigurieren und versenden. Von der Vorbereitung der Empfängerliste bis hin zu erweiterten Funktionen wie dynamischen Anhängen, Zeitplanung und wiederverwendbaren Konfigurationen. Alles funktioniert lokal, sicher und ohne komplexe Makros.

Überblick über die Benutzeroberfläche und Konfiguration

Diese annotierte Abbildung zeigt die wichtigsten Bereiche von MultiMail: Auswahl der Liste, Bearbeitung der Nachricht, dynamische Felder, Outlook-Signatur, Versandoptionen (Konten, Verzögerung, gemeinsame Anhänge) und mehr. Nutzen Sie die visuellen Hinweise, um die Funktionsweise besser zu verstehen.

MultiMail Oberfläche und Konfiguration

Grundlegende Schritte

📄 Empfängerliste
Wählen Sie in Excel Ihre Liste mit E-Mail-Adressen und Datenfeldern aus.

📧 Versandkonto
Wählen Sie das Outlook-Konto für den Versand.

↩️ Antwortadresse
Legen Sie fest, wohin Antworten gesendet werden.

📎 Gemeinsame Anhänge
Fügen Sie Dateien hinzu, die an alle Empfänger gesendet werden.

⏱ Versandzeit planen
Bestimmen Sie den Zeitpunkt des Versands.

💾 Konfiguration speichern
Speichern Sie Einstellungen für zukünftige Nutzung.

🖼 Bilder einfügen
Fügen Sie Bilder direkt in die E-Mail ein.

✅ Vorabprüfung
Fehlende Daten verhindern den Versand.

Wichtige Eigenschaften je Versandmodus

Jeder Modus bestimmt, wie Daten verarbeitet und versendet werden. Klicken Sie auf einen Modus, um Details zu sehen:

1. Personalisierte Benachrichtigungen Personalisierung durch dynamische Felder. Unterstützt CC und BCC. Ausgeblendete Zeilen werden ignoriert. Mehr sehen →	2. Excel-Tabellen Name der Tabelle muss exakt übereinstimmen. Eine Tabelle pro E-Mail. Mehrere Sendungen pro Empfänger möglich. Mehr sehen →
3. Dateien und Dokumente Exakte Übereinstimmung des Dateinamens. Mehrere Dateien pro Präfix möglich. Separate Ordnerstruktur je Versand. Mehr sehen →	4. Gefilterte Datentabellen Filterung über Schlüsselspalte. Einfügen direkt in die E-Mail. Ausgeblendete Zeilen werden ausgeschlossen. Mehr sehen →
5. Mehrere Dokumente Verknüpft zwei Datenquellen über ein gemeinsames Feld. Gruppiert mehrere Datensätze pro Empfänger automatisch. Fügt mehrere zugeordnete Dokumente hinzu. Optional: Übersicht direkt in der E-Mail. Mehr sehen →